Case Study
Assessment digitale
per un’azienda di eventi
Il contesto
Un’azienda nazionale specializzata nell’organizzazione di eventi imprenditoriali aveva necessità di migliorare l’efficienza interna.
La realtà è dinamica e in forte crescita, ma la gestione dei processi operativi non teneva il passo: troppi strumenti, comunicazione frammentata e rallentamenti diffusi tra i reparti.
Il problema
L’azienda stava vivendo una situazione comune a molte organizzazioni:
processi gestiti con strumenti diversi e non integrati (Excel, email, chat, file condivisi);
difficoltà di coordinamento tra reparti (commerciale, tutor, amministrazione, customer service);
rallentamenti nel passaggio delle informazioni, con ritardi sulle attività;
mancanza di una visione unitaria dei flussi operativi.
La conseguenza era una perdita di tempo significativa, errori ripetuti e un carico di lavoro eccessivo sulle persone.
L’approccio: Assessment digitale
Per affrontare il problema, abbiamo eseguito un assessment completo in tre fasi:
10 call di mappatura con tutte le key people dei diversi reparti → per raccogliere le informazioni direttamente da chi vive i processi ogni giorno.
Analisi dei flussi operativi → ogni processo è stato documentato e rappresentato con diagrammi di flusso chiari e condivisi.
Report dettagliato → consegnato all’azienda con:
mappatura dei processi end-to-end;
evidenziazione dei colli di bottiglia, rallentamenti e ridondanze;
soluzioni proposte per ogni criticità individuata.
Le soluzioni proposte
Dal lavoro di mappatura sono emerse diverse aree di miglioramento, tra cui:
Lead Management → riduzione dei passaggi manuali e centralizzazione dei dati.
Gestione eventi → automazioni per conferme, iscrizioni e reminder ai partecipanti.
Amministrazione → digitalizzazione delle procedure di fatturazione e recupero crediti.
Customer Service → sistema di ticketing integrato al CRM per risposte più rapide.
Ogni soluzione è stata descritta nel report insieme alle tecnologie suggerite e a una roadmap di implementazione.
I risultati dell’assessment
Grazie a questo lavoro l’azienda ha ottenuto:
una visione chiara e condivisa di tutti i flussi operativi;
consapevolezza dei colli di bottiglia che generavano ritardi;
una roadmap evolutiva con soluzioni concrete e sostenibili;
la base per avviare lo sviluppo di un CRM custom disegnato sui propri processi.
Conclusione
L’assessment ha permesso all’azienda di eventi di passare da una gestione frammentata e reattiva a una visione strutturata e proattiva dei propri processi.
Prima di pensare a un nuovo software, è stato fondamentale capire e mappare l’esistente, per costruire soluzioni realmente aderenti alle esigenze operative.
Prenota ora la tua consulenza gratuita
Vuoi capire come un Assessment può aiutare la tua azienda a lavorare meglio?
Parliamone insieme: in una call gratuita analizziamo il tuo punto di partenza e vediamo come posso aiutarti a semplificare e far crescere il tuo business.