Case Study
CRM + App per una community
Il contesto
Una community nazionale che organizza eventi, percorsi formativi e attività di networking. Ogni mese gestisce centinaia di nuovi contatti e il coordinamento tra reparti (sales, tutor, amministrazione) era diventato sempre più complesso.
Il problema
Lead gestiti in maniera frammentata tra Excel, WhatsApp ed email.
Difficoltà a tracciare lo stato dei contatti e il passaggio di informazioni tra reparti.
File Excel con decine di migliaia di righe, pesanti e quasi inutilizzabili.
Comunicazione interna basata su telefonate e messaggini, con alto rischio di errori e ritardi.
Il risultato era un processo lento, confuso e dispersivo, che faceva perdere opportunità preziose.
L’approccio: Assessment e Analisi
Abbiamo iniziato con un assessment completo:
Interviste con i reparti chiave (commerciale, tutor, amministrazione).
Mappatura dei flussi esistenti e identificazione dei colli di bottiglia.
Disegno dei processi target con diagrammi chiari e condivisi.
Creazione di un documento funzionale che descrivesse in dettaglio le esigenze.
La soluzione: CRM custom + App mobile
Dall’analisi è emersa la necessità di un CRM centralizzato con un’App a supporto dello staff:
Lead Management → tutti i contatti raccolti in un unico database, con automazioni per inviti, follow-up e reminder.
App mobile per tutor → gestione delle serate e dei partecipanti direttamente da smartphone.
Dashboard di monitoraggio → visione chiara di iscrizioni, conferme e rinnovi.
Workflow automatizzati → meno attività manuali, meno errori, più tempo risparmiato.
I risultati
Riduzione drastica degli errori manuali grazie alla centralizzazione.
Maggiore velocità nella gestione dei lead e degli eventi.
Miglior coordinamento tra reparti e figure coinvolte.
Una community più organizzata e capace di seguire i contatti in modo strutturato.
Conclusione
Il nuovo CRM + App ha trasformato un processo frammentato e faticoso in un flusso digitale semplice, fluido e scalabile.
La community oggi può concentrarsi sul valore offerto ai propri membri, senza perdere tempo dietro a fogli di calcolo infiniti e comunicazioni caotiche.
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